Bloque 1 – Explora el Softbase
- 4.4 Empresas del grupo Actura
Bloque 1 - Explora el Softbase
1.1 Crear un nuevo trabajador
Softbase Actura 12 y Associació: https://intranet.actura12.com/admin.php
Softbase Canarias: https://canarias.actura12.com/admin.php
Aprende a crear un nuevo trabajador de Actura 12 dentro de Softbase.
*Recuerda completar su: nombre, DNI y número de Seguridad Social siempre con mayúsculas.
1.2 Peticiones
Aprende a realizar peticiones.
Te mostraremos: qué códigos puedes poner en las peticiones, además de hacer un ejemplo de petición para que puedas ver un caso real y sepas completar todos los campos para hacer una petición.
1.3 Presupuestos
Un presupuesto NO emite un alta a la Seguridad Social y NO es vinculante.
Es una herramienta que le permitirá a nuestros trabajadores presentar presupuestos a sus clientes de una manera más formal, además de permitirnos recopilar datos de una futura factura.
Verás cómo crear un presupuesto y qué enviarle al artista cuando te solicite uno.
1.3.2 Proformas y procesar un presupuesto
Puedes crear una proforma desde un presupuesto del Softbase. Sólo tendrás que ir a opciones del presupuesto e imprimir proforma.
También aprenderás a procesar un presupuesto, para convertirlo en una petición sin tener que copiar los datos. Solo tendrás que entrar a opciones del presupuesto de nuevo, y seleccionar procesar presupuesto. Entonces seleccionar que haga una petición a partir de este presupuesto para Actura (PACT).
1.4 Tasques
Las Tasques sirven como recordatorio previo a la fecha del presupuesto. Son para que informes al artista de que tienes un presupuesto creado para X fecha, y que te defina si lo acepta o lo rechaza.
Una vez sabes si se acepta o se rechaza el presupuesto, puedes modificar su estado en la pestaña «presupuestos».
1.5 Facturas
El precio mínimo para hacer un alta a la Seguridad Social es de 70€ y el máximo de entre 300 y 400€. Si sobrepasan el importe, hay que dar al artista de alta más días.
Para facturar una petición tienes que hacerlo manualmente y enviar la factura al cliente.
Cuando modifiques una factura, pon en copia oculta a Mercè
1.5.2 Abonar una factura
Cuando debas modificar una factura de Actura 12 y ya hayan pasado 3 días o más desde que se esta se emitió, deberás abonar la factura. Lo que consiste en hacer la factura en negativo para volverla a crear de nuevo.
MUY IMPORTANTE: Cuando hagáis un abono de una factura porque tenéis que volver a facturar la petición, si la factura no está cobrada, no hay problema, la ponéis como abono, la abonáis y volvéis a facturar.
Si la factura que tenéis que abonar ya está cobrada, NO TOCÁIS EL COBRO, abonáis, y a la nueva factura le ponéis «ABONO» en el modo de pago y enviáis a contabilidad las tres facturas.
1.6 Consultar cobros y liquidaciones
Para ver el estado de las liquidaciones hay que ir al estado de peticiones de factura.
Podemos saber si está liquidada por su estado.
Una vez liquidada, en la parte inferior derecha podemos ver la liquidación desglosada.
1.6.2 Modificar las liquidaciones
Las liquidaciones se pueden modificar, o no, según si son:
1- Cuando aún no se han liquidado (si es de autónomos: no hacerla, avisar a Mercè)
2- Cuando la liquidación está hecha pero NO pagada (avisar a Cristina)
3- Cuando ya se ha pagado la liquidación, tenemos 3 situaciones:
– Algunos han cobrado de más
– Todos han cobrado mal
– La liquidación está mal hecha, hay que repetirla
1.7 Registrar un nuevo cliente
En Softbase tenemos miles de clientes dados de alta, pero puede ser que no te aparezca un cliente al buscarlo, así que tendrás que crear uno nuevo.
Hazlo desde «Clients» en Softbase y dale click a «afegir» para crear uno nuevo.
1.8 Grupos
Para crear un grupo, todos sus integrantes deben estar dados de alta en Softbase. Si no es así, tendrás que crear sus trabajadores (ver vídeo 1.1) y crear el grupo posteriormente.
Completa los datos del grupo y recuerda que el formato de impresión debe ser este: –
Marca siempre el administrador del grupo, y en caso de que no quieran tener uno, crea un nuevo trabajador con el nombre del grupo.
1.9 Facturas electrónicas e idioma
Aprende a marcar que a un cliente se le emitan facturas electrónicas.
También podrás cambiar el idioma.
Todo ello, desde el Softbase:
https://intranet.actura12.com/admin.php
1.10 Incluir gastos en una petición
Cuando los artistas nos presentan gastos de su actuación: gasolina, dietas, compras o alquiler de material… Debemos incluirlos en la petición, para que esa parte no tribute como salario y se conciba como un gasto dentro de la factura.
Para hacerlo, debes subir la foto del ticket o factura en los archivos adjuntos de la petición. Añade una línea con el código 7 indicando el importe del ticket + nuestro 5% de comisión. Resta este importe al caché que tenía el artista.
Bloque 2 - Para el artista
2.1.1 Conoce las funcionalidades de la intranet - Actura 12
Conoce el funcionamiento de la intranet de Actura Canarias. Con esta herramienta, gratuita para todos nuestros artistas, podrán:
acceder a sus facturas, peticiones, liquidaciones y utilizar un simulador de presupuestos para conocer el importe neto y bruto en tus actuaciones, además de conocer las novedades de Actura.
Este vídeo se lo tendrás que enviar a los trabajadores de Actura 12 cuando soliciten información sobre la intranet.
2.1.2 Conoce las funcionalidades de la intranet - Actura Canarias
Conoce el funcionamiento de la intranet de Actura Canarias. Con esta herramienta, gratuita para todos nuestros artistas, podrán:
acceder a sus facturas, peticiones, liquidaciones y utilizar un simulador de presupuestos para conocer el importe neto y bruto en tus actuaciones, además de conocer las novedades de Actura.
Este vídeo es el que tienes que mandar a los trabajadores de Actura Canarias para que aprendan a utilizar la intranet.
2.1.3 Conoce las funcionalidades de la intranet (En català, Associació)
Conoce el funcionamiento de la intranet de Actura 12. Con esta herramienta, gratuita para todos nuestros artistas, podrán:
acceder a sus facturas, peticiones, liquidaciones y utilizar un simulador de presupuestos para conocer el importe neto y bruto en tus actuaciones, además de conocer las novedades de Actura.
Este vídeo es el que debes mandar a los trabajadores de la Associació Cultural Actura para que aprendan a usar la intranet.
2.2 Crear un usuario de la intranet
Crea un usuario para la intranet desde Softbase y podrás enviarle los datos de acceso desde el propio Softbase.
Podrás también modificar o ver los datos de acceso de nuestros trabajadores y cambiarles la contraseña o el usuario, si es necesario.
Puedes acceder a la intranet desde esta misma web o desde la web de Actura Canarias para trabajadores de Canarias.
2.3 Presentar gastos de la actuación
Crea un usuario para la intranet desde Softbase y podrás enviarle los datos de acceso desde el propio Softbase.
Podrás también modificar o ver los datos de acceso de nuestros trabajadores y cambiarles la contraseña o el usuario, si es necesario.
Puedes acceder a la intranet desde esta misma web o desde la web de Actura Canarias para trabajadores de Canarias.
2.4 Los grupos en Actura
Si varios artistas que trabajan con nosotros hacen trabajos conjuntos, les puede interesar crear un grupo dentro de Actura. Lo crearemos en el Softbase.
Los artistas podrán gestionarlo todo de manera más cómoda, con uno o varios administradores del grupo, quienes definirán los importes y las personas que realizarán cada trabajo del grupo.
4.10 Códigos de cuenta de cotización
Actura 12: 0112 08 182297176
Actura Canarias: 0112 35 120798585
Associació Cultural Actura: 0112 08 210167502
Estos códigos siempre se encuentran en las altas a la Seguridad Social. Si tienes dudas, puedes revisarlas.